Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

VERARBEITUNGSVERZEICHNIS NACH ART. 30 DSGVO

Hinweis: Die technischen und organisatorischen Maßnahmen sind für jede Verarbeitungstätigkeit in einem vorhandenen IT-Sicherheitskonzept geregelt
* Unter Identifikationsdaten verstehen sich im Regelfall Name, Vorname, ggf. Doktorgrad, falls erforderlich Geburtsdatum

 

Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit Zweck der Verarbeitung Rechtsgrundlage Kategorien der personenbezogenen Daten(*) Kategorien der betroffenen Personen Empfänger der personenbezogenen Daten Übermittlung an ein Drittland Dauer der Speicherung
ALLGEMEINES
Brand- und Katastrophenschutz Organisation Brand- und Katastrophenschutz BayFwG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Führungskräfte der Hilfsorganisationen, Beschäftigte Führungskräfte der Hiolfsorganisationen keine 30 Jahre
Durchführung von Veranstaltungen Führung von Adressdatenbanken Art. 6 Abs. 1 Nr. e) DSGVO, Art. 4 BayDSG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten natürliche und juristische Personen Mitarbeiter der Verwaltung keine nach Wegfall der Grundlage
Ehrungen, Auszeichnungen, Ordensverleihungen Vorschläge, Organisation und Durchführung von Ehrungen GO, BezO, versch. Gesetze und Verordnungen und Bekanntmachungen und Richtlinien, Einwilligung Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, ggf. Partei- und Vereinszugehörigkeit, Funktionen in der Organisation zu ehrende Personen und weitere zur Ehrung/zum Empfang geladene Personen Mitarbeiter der Verwaltung, Landratsamt TS, Regierung von Obb., ggf. Ministerien, Presse und Öffentlichkeit (bei Einwilligung) keine 30 Jahre nach Abschluss des Ehrungsvorganges
Feuerwehr Datei der Feuerwehrangehörigen und Einsätze Art. 6 Abs. 1 Nr. f) DSGVO, Art. 4 BayDSG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Feuerwehrangehörige, Verursacher von Einsätzen, Brand- und Unfallopfer Mitarbeiter der Verwaltung, Polizei, Rettungsdienste, andere Behörden oder öff. Stellen keine 20 Jahre
Fotoaufnahmen bei Veranstaltungen (keine Portraits) Dokumentation, Information und Öffentlichkeitsarbeit Art. 6 Abs. 1 Nr. e) und f) DSGVO, Art. 4 BayDSG Fotos Veranstaltungsbesucher Mitarbeiter der Verwaltung, Bürger keine Fotos werden archiviert
Koordination des Helferkreises (Asyl) Vernetzung des Helferkreises, Koordinierung, Informationsweitergabe, Hilfestellung, Schulung Art. 6 Abs. 1 Nr. f) DSGVO, Art. 4 BayDSG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten natürliche und juristische Personen Mitarbeiter der Verwaltung, andere Behörden, andere Helfer, Flüchtlinge keine 10 Jahre
Wahlen und Bürgerbegehren und- entscheide, Volksbegehren und -entscheide Durchführung der Wahlen und Bürger- und Volksentscheide GLKrWG, GLKrWO, LWG, BWG, EuWG, BV, GO Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Bürger, Kandidaten, Wahlhelfer Mitarbeiter der Verwaltung, Wahlhelfer, Wahlbehörden, Datendienstleister, Polizei, Landratsamt TS, Landes- und Bundeswahlleiter im Fall von Beschwerden, Öffentlichkeit (Amtliche Bekanntmachungen) keine Ergebnisse unbegrenzt; Löschung der Wahlunterlagen, Wählerlisten etc. spätestens zum Zeitpunkt der nächsten Wahl
PERSONALWESEN
Arbeitssicherheit und Betriebsmedizin Arbeitsschutz und Unfallverhütung, betriebsmedizinische Betreuung ASIG Identifikationsdaten, Gefährdungs-beurteilung Beschäftigte Mitarbeiter der Verwaltung, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt   spätestens 30 Jahre nach Abschluss der Personalakte
Personalverwaltung Vollzug des Arbeitsrechts, Verarbeitung der Personaldaten TVöD, BayBesG, KWBG, ArbZG, ArbZV, BayMuUrlG, Beihilferichtlinien, BayRKG, DSGVO Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Bankdaten, Steuerdaten, gesetzliche Vertreter, Personenstandsdaten, Sozialversicherungs-daten Beschäftigte Mitarbeiter der Verwaltung, Finanzamt, Gehaltsabrechnungs-stelle, Träger der Sozialversicherung, Kindergeldstelle, Zusatzversorgungskasse, Beihilfeabrechnungs-stelle, Gewerbeaufsichtsamt   5 Jahre nach ausscheiden des Mitarbeiters
Stellenausschreibungen, Bewerbungsverfahren Neu- und Nachbesetzung von Arbeitsplätzen AGG, DSGVO Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Stellenbewerber Mitarbeiter der Verwaltung, Mitglieder des Gemeinderates keine 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungs-verfahrens
Telefonlisten Organigramm Übersicht über die Mitarbeiter/innen und ihre Kontaktdaten Art. 6 Abs. 1 Nr. e) DSGVO, Art. 4 BayDSG Identifikationsdaten, Kommunikationsdaten Beschäftigte Mitarbeiter der Verwaltung, Homepage, andere Behörden, Bürger keine bis zum Ausscheiden des Mitarbeiters
EDV
Statistische Zwecke Analyse der Nutzung des Websiteangebots Art. 6 Abs. 1 Nr. f) DSGVO, Art. 4 BayDSG Anonymisierte IP-Adressen der Nutzer Nutzer des behördl. Websiteangebots Mitarbeiter der Verwaltung keine Nach Trennung der Verbindung mit Homepage automatisch gelöscht durch Anonymisierung
Verwaltung von Benutzerkonten Verwaltung von Zugriffsrechten auf die EDV-Systeme Art. 6 Abs. 1 Nr. e) DSGVO Art. 4 BayDSG Identifikationsdaten, Kommunikationsdaten Beschäftigte Mitarbeiter der Verwaltung keine 6 Monate nach Ausscheiden
ÖFFENTLICHKEITSARBEIT
Führen eines Presseverteilers Weitergabe von Informationen an die Medien Art. 6 Abs. 1 Nr. f) DSGVO, Art. 4 BayDSG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten natürliche und juristische Personen (Journalisten, Medienunternehmen, Rundfunk) Mitarbeiter der Verwaltung keine nach Wegfall der Grundlage
Führen einer Unterkunftsdatenbank Verwaltung der Gastgeberdatenbank Art. 6 Abs. 1 Nr. f) DSGVO, Art. 4 BayDSG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Gastgeber, Vermieter Mitarbeiter der Verwaltung Unterkunftssuchende bei Interesse bis Speicherzweck erlischt
Touristische Information Durchführung der projektbezogenen Arbeiten im Bereich Fremdenverkehr Art. 6 Abs. 1 Nr. f) DSGVO, Art. 4 BayDSG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Touristikunternehmen, Leistungserbringer im Bereich Fremdenverkehr zust. Verwaltungsmitarbeiter, Urlauber, Hotelgäste, Tourismusbehörden, Tourismusverbände, Öffentlichkeit bei Interesse zehn Jahre nach Abschluss des Vorgangs
GEWERBEAMT
Beantragung von Führungszeugnissen und Gewerbezentralregister- auskünften Überprüfung der gewerblichen Zuverlässigkeit § 22 GastG, § 11 GewO Identifikationsdaten, Adressdaten Personen mit gewerblicher Tätigkeit nach § 38 GewO Personen zur Konzessionsbeantragung Landratsamt Traunstein keine Papierakten 10 Jahre
Führung des Gaststättenver-zeichnisses Erfassung der im Gemeindegebiet vorhandenen Gaststätten Gaststättengesetz, § 11b und § 14 Abs. 6 bis 14 GewO Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Art der gewerblichen Tätigkeit, Abdruck Konzession, jetzt und früher im Gemeindegebiet gaststättenrechtlich tätige Personen Mitarbeiter der Verwaltung, Landratsamt TS, Polizei, andere Behörden u. öffentl. Stellen keine Papierakten 10 Jahre
Führen des Gewerberegisters An-, Um- und Abmeldung von Gewerbetreibenden, Auskünfte § 11b und 12 GewO Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Art der gewerblichen Tätigkeit jetzt und früher im Gemeindegebiet gewerblich tätige Personen Mitarbeiter der Verwaltung, Landratsamt TS, Polizei, Rententräger, Krankenkassen, Rechtsanwälte, andere Behörden u. öffentl. Stellen, Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung keine Papierakten 10 Jahre elektronische Erfassung dauerhaft
MELDE- UND PASSWESEN
Beantragung und Ausstellung von Dokumenten Beantragung, Ausstellung, Verlängerung von Personalausweisen, vorläufigen und Ersatzpersonalaus-weisen, Reisepässen, vorl. Reisepässen und Kinderreisepässen § 1 Abs. 1 PassG § 1 Abs. 1 PAuswG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, ggf. gesetzliche Vertreter Personen mit deutscher Staatsangehörigkeit andere Meldebehörden, Auftragsverarbeiter AKDB, Bundesdruckerei, Botschaften im Ausland nach § 19 PassG 50 Jahre nach Wegzug oder Tod, Archivierung möglich
Fischereirecht Ausstellung und Verlängerung von Fischereischeinen BayFiG, AVBayFiG, VwVFiR Identifikationsdaten, Adressdaten natürliche Personen mit Fischerprüfung Mitarbeiter der Verwaltung keine elektronisch dauerhaft, Belege 10 Jahre
Führen des Melderegisters Aus-, Um- und Abmeldung, Meldeauskünfte, Datenübermittlung §§ 1 - 3 BMG Identifikationsdaten, Geschlecht, Familienstand, Staatsangehörigkeit, Religionszugehörigkeit, ggf. gestzl. Vertreter und weitere in § 3 BMG genannte Daten jetzt und früher im Gemeindegebiet wohnhafte Personen Mitarbeiter der Verwaltung, die mit Wahlen Beauftragten Stellen, Bundeszentralamt für Steuern, andere Meldebehörden, andere Behörden u. öff. Stellen, öff.-rechtl. Religionsgemeinschaften, Suchdienste, Auskunftsuchende Parteien, Wählergruppen u.a. Träger von Wahlvorschlägen, Adressbuchverlage, Auftragsverarbeiter AKDB wenn berechtigtes Interesse nachgewiesen wird aktuelles Verzeichnis sofort nach Wegzug oder Tod, gesonderte Aufbewahrung 50 Jahre nach Wegzug oder Tod, anschließend Archivierung
Fundbüro Vollzug Fundrecht §§ 965-984, 1000,1003 BGB, AGBGB, Artikel 82 a FundR Identifikationsdaten, Adressdaten Kommunikationsdaten Finder, Besitzer Mitarbeiter der Verwaltung, Polizei, betroffene Personen keine 10 Jahre
STANDESAMT
Friedhofsverwaltung Bescheiderstellung für Bestattungskosten, Kontakt mit Grabnutzungsberechtigten, Abrechnung gewerblicher Arbeiten Art. 15 BestG § 15 BestV Nr. 6 BestBek Identifikationsdaten, Adressdaten, Kontaktdaten natürliche und juristische Personen Mitarbeiter der Verwaltung, Auftragsverarbeiter keine 10 Jahre
Religionsaustritt Erklärung über das Austreten aus eine öffentlich-rechtlichen Religionsgemeinschaft Art. 3 Abs. 4 KirchStG i.V.m. AVKirchenStG Identifikationsdaten Adressdaten Religionszugehörigkeit Personenstandsdaten alle in der Gemeinde gemeldeten Personen Meldeämter, Pfarramt, Kirchensteueramt, Gemeindekasse, Buchhaltung, Eheregister-Standesamt, Auftragsverarbeiter AKDB keine 70 Jahre
FINANZEN / KASSE
Führung der Personen- und Kassenkonten Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Beitreibung, Vollstreckung, Zahlungsabwicklung § 57 KommHV-Doppik Identifikationsdaten, Adressdaten, Bankdaten, Steuerdaten Zahlungspflichtige, Zahlungsempfänger Mitarbeiter der Verwaltung, Banken und Sparkassen keine Jahresabschlüsse dauerhaft, Bücher 10 Jahre, Belege 6 Jahre
Grundstücksverkehr Abschluss von Kauf-, Erbbaurechtsverträgen, Grunddienstbarkeiten, beschränkt pers. Dienstbarkeiten BGB Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Bankdaten Grundstücksbewerber Grundstückserwerber Grundverkäufer Vertragspartner Mitarbeiter der Verwaltung, Mitglieder des Gemeinderats, Notare, Vermessungsamt, Grundbuchamt keine 10 Jahre nach Vertragsabschluss
Listen und Ordner von Zahlungspflichtigen und Zahlungsempfängern zur Übersicht und zum Buchen Art. 6 Abs. 1 Nr. e) DSGVO Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Bankdaten Zahlungsempfänger, Zahlungspflichtige, Spendengeber, Zuwendungsempfänger Mitarbeiter der Verwaltung keine 10 Jahre
Miet- und Pachtwesen Abschluss und Verwaltung von Miet- und Pachtverträgen BGB Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Bankdaten Miet- und Pachtbewerber, Mieter Mitarbeiter der Verwaltung, Mitglieder des Gemeinderats, Landratsamt Bayerischer Bauernverband keine 10 Jahre nach Wegfall der Grundlage
Pfändungserstellung im Rahmen der Vollstreckung Pfändung von öffentlich-rechtlichen Forderungen Art. 26 Abs. 5, 7 VwZVG §§829 ff ZPO Identifikationsdaten, Adressdaten, Fälligkeiten, Forderungsbeträge Zahlungspflichte Mitarbeiter der Verwaltung Drittschuldner keine § 69 KommHV; Belege 10 Jahre
Stundungsantrags-bearbeitung Stundung von Ansprüchen aus dem Schuldverhältnis § 222 AO Identifikationsdaten, Adressdaten, Schuldnerdaten Zahlungspflichtige Mitarbeiter der Verwaltung keine § 69 KommHV; Belege 10 Jahre
Veranlagung der Grundsteuer Erstellung von Grundsteuer-bescheiden § 10 GrdStG, § 88a und 93 AO, Messbescheide vom Finanzamt Identifikationsdaten, Adressdaten, Bankdaten Steuerdaten Grundsteuerpflichtige abweichende Bescheidempfänger, Mitarbeiter der Verwaltung, Bevollmächtigte, sonst. Behörden u. öff. Stellen keine 10 Jahre nach Wegfall der Grundlage
Veranlagung der Gewerbesteuer Erstellung von Gewerbesteuer-bescheiden § 5 GewStG, § 88a und 93 AO, Messbescheide vom Finanzamt Identifikationsdaten, Adressdaten, Bankdaten, Steuerdaten Gewerbesteuerpflichtige Zustellvertreter, Mitarbeiter der Verwaltung, Bevollmächtigte, sonst. Behörden u. öff. Stellen keine 10 Jahre nach Wegfall der Grundlage
Veranlagung der Hundesteuer Erstellung von Hundesteuer-bescheiden § 88a und 93 AO, Hundesteuersatzung Identifikationsdaten, Adressdaten, Bankdaten, Steuerdaten Hundebesitzer abweichende Bescheidempfänger, Mitarbeiter der Verwaltung, Bevollmächtigte, sonst. Behörden u. öff. Stellen keine 10 Jahre nach Wegfall der Grundlage
Verwahrung von Bürgschaften Verwahrung von Bürgschaften § 17 Abs. 4 VOB Identifikationsdaten, Adressdaten Zahlungspflichtige Mitarbeiter der Verwaltung keine werden nach Ablauf der Bürgschafts-bindung an den Zahlungspflichtigen zurück gegeben
BAUEN
Bauantragsbearbeitung Antragsbearbeitung und Vollzug der BayBO und des BauGB BauGB und BayBO Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Antragsteller, Nachbarn, Betroffene Mitarbeiter der Verwaltung, Kommunale Gremien, Landratsamt TS keine dauerhaft
Bauleitplanung Behandlung von Einwendungen von Privatpersonen BauGB Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Antragsteller Mitarbeiter der Verwaltung, Kommunale Gremien, Behörden, Träger der öffentlichen Belange keine 30 Jahre
Erschließungsbeiträge Abrechnung von Straßenbaumaßnahmen BauGB, KAG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Flurnummern Anlieger der erschlossenen Straße Mitarbeiter der Verwaltung, Behörden und öffentl. Stellen keine 30 Jahre
Mitwirkung Abmarkung von Grundstücken Erstellen der Rechnungen der Feldgeschworenen über Vermessungsgebühren Gesetz über die Abmarkung von Grundstücken Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Antragsteller, Nachbarn, Betroffene Mitarbeiter der Verwaltung keine 30 Jahre
Stellungnahmen in bau- und denkmalschutzrecht-lichen, umwelt- und wasserrechtlichen Angelegenheiten Gemeindliches Einvernehmen, BauGB, BayBO, BayWG, BayWHG, BayNatSchG, BImSchG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Bauherr, Antragsteller, Nachbarn Mitarbeiter der Verwaltung, Landratsamt TS, Landesamt für Denkmalschutz, Landesamt für Umwelt, Wasserwirtschaftsamt keine 20 Jahre
BAUHOF
Abrechnung Leistungen für Dritte Rechnungsstellung für Bauhofleistungen an nicht gemeindliche Stellen Art. 6 Abs. 1 Nr. f DSGVO, Art. 4 BayDSG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten natürliche und juristische Personen, die den Bauhof in Anspruch nehmen Mitarbeiter der Verwaltung keine 6 Jahre
SOZIALES
Behinderten- und Seniorenarbeit Beratungstätigkeit, Veranstaltungen Art. 6 Abs. 1 Nr. f DSGVO, Art. 4 BayDSG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten natürliche und juristische Personen Behinderten- und Seniorenbeauftragter, Mitarbeiter der Verwaltung keine 10 Jahre
Kindertagesstätten Verwaltung der organisatorischen Abläufe und Abrechnungen, Online-KiTa-Anmeldung, Zuschüsse BayKiBiG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Kinder, Eltern, Vormund, Träger der Kindertageseinrichtungen, Mitarbeiter der Träger und Einrichtungen Mitarbeiter der Verwaltung, Träger der Kindertagesstätten und Mitarbeiter der Einrichtungen keine zehn Jahre nach Abschluss des Vorgangs
Notunterkunft Verwaltung der Notunterkunft Empfehlung für das Obdachlosenwesen STMI Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Obdachlose Personen Mitarbeiter der Verwaltung keine 10 Jahre
Parkausweise Vergabe von Parkausweisen Art. 6 Abs. 1 Nr. f) DSGVO, Art. 4 BayDSG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Daten zur Schwerbehinderung Antragsteller auf Parkausweise Mitarbeiter der Verwaltung keine 30 Jahre
Rentenantragstellung Hilfe beim Erstellen des Rentenantrag und Weiterleitung Art. 6 Abs. 1 Nr. e) DSGVO, Art. 4 BayDSG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Rentenantragsteller Mitarbeiter der Verwaltung keine 10 Jahre
Schulen Verwaltung der organisatorischen Abläufe und Abrechnungen (Gastschulverhältnisse, Mittagsverpflegung, Betreuung, Verkehrshelfer, Schülerbeförderung) SchKfrG, BayEUG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Bankverbindung Schüler, Eltern, Vormund, Verkehrshelfer Mitarbeiter der Verwaltung, Schule, Verkehrsbehörde, Auftragnehmer, Sachaufwandsträger anderer Kommunen, Regierung von Obb., Auftragnehmer Schülerbeförderung keine fünf Jahre nach Beendigung
Schülerbeförderung Anträge und Listen zur Fahrkartenbestellung, Schulbusbestellung und Abrechnung der Schülerbeförderung Art. 1 - 5 SchKrfG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Schüler, Eltern, Vormund Mitarbeiter der Verwaltung Mitarbeiter der Transportunternehmen keine 5 Jahre
SICHERHEIT
Infektionsschutz-maßnahmen Feststellung der Nutzer und Besucher verschiedener Einrichtungen zur evtl. Rückverfolgung von Infektionsketten BayIfSMV Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Nutzer und Besucher verschiedener Einrichtungen der Gemeinde Mitarbeiter der Verwaltung, Gesundheitsamt, Führungsgruppe Katastrophenschutz keine vier Wochen nach Erhebung der Daten
Sicherheitsrechtliche Maßnahmen sicherheitsrechtliche Anordnungen LStVG Identifikationsdaten, Anschrift, weitere Kontaktdaten, Halterdaten, Führungszeugnisse, Versicherungsscheine Empfänger von begünstigenden (Genehmigung) oder belastenden Anordnungen (Untersagung, Verbot, Aufhebung einer Erlaubnis) zust. Verwaltungsmitarbeiter, Sicherheitsbehörden, Polizei, Gesundheitsamt, Veterinäramt, Verwaltungsgerichte keine keine
Verkehrsrechtliche Maßnahmen verkehrsrechtliche Anordnungen und Sondernutzungserlaub-nisse, Anordnungen aufgrund der gemeindlichen Satzung, Hausnummernzuteilung StVO und BayStrWG, GO Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Empfänger von begünstigenden (Genehmigung) oder belastenden Anordnungen (Untersagung, Verbot, Aufhebung einer Erlaubnis) zust. Verwaltungs- und Bauhofmitarbeiter, weitere Verkehrsbehörden, Polizei, Baufirmen, Ingenieurbüros, Verkehrsgutachter keine nach zehn Jahren
Videoüberwachung Ausübung des Hausrechts, Schutz vor Vandalismus Art. 6 Abs. 1 Nr. e) DSGVO, Art. 4 BayDSG Bild der erfassten Personen alle Personen, die sich im Erfassungsbereich aufhalten nur zuständige Mitarbeiter der Verwaltung, im Schadensfall Strafverfolgungsbehörde keine 14 Tage nach Aufzeichnung